엑셀배우기 - 표시형식

안녕하세요 인포노미입니다. 이번시간에는 엑셀의 표시형식에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

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엑셀을 사용하시다가 셀 좌상단의 녹색세모를 보신적이 있으실 겁니다.

이 녹색세모는 엑셀에서 오류로도 인식을 하는데요 셀에 잘못된 자료가 들어갔는지 엑셀 자체적으로 의심을 할 때 나오는 표시입니다.

그림1과 같이 엑셀에서 (')작은 따옴표를 먼저 입력하고 숫자 1을 입력하거나, 숫자를 텍스트로 바꾸게 되면 숫자는 셀의 좌측에 붙게되고 좌측 상단에는 녹색 세모가 나타나게 됩니다.

숫자 1을 다른셀에 입력하고 A1=다른셀을 수식으로 넣으면 서로 다르다는 FALSE표시가 반환됩니다.

그림1. A1셀에 입력한 숫자1을 텍스트로 바꾸거나, (')작은 따옴표를 입력한 경우 녹색세모 표시

마름모에 느낌표가 들어간 오류표시를 눌러보게 되면 그림2처럼 텍스트 형식으로 저장된 숫자, 숫자로 변환, 이 오류에 대한 도움말등의 내용이 표시됩니다.

그림2. 느낌표단추를 클릭할 경우 나오는 목록

목록에 나오는 설명과 같이 숫자가 텍스트형식으로 적용 되어 A1셀의 1값이 숫자가 아닌 문자로 인식 중인 걸 나타냅니다. 느낌표 단추를 클릭 한 후 '숫자로 변환'을 클릭하면 녹색 세모도 사라지게 됩니다.

또 그 아래의 오류무시를 누를경우 (')작은 따옴표만 남기고 녹색세모만 사라지게 하며, 오류 검사 옵션을 누르면 그림 3처럼 옵션 창이 뜨는데 여기서 오류 검사 규칙에 '앞에 아포스트로피가 있거나 텍스트로 서식이 지정된 숫자'에 체크가 되어 녹색 세모가 보이는 겁니다. 아포스트로피는 (')작은 따옴표와도 같으며 셀 값의 첫 문자를 (')작은 따옴표로 시작하게 되면 그 셀 값은 텍스트로 인식합니다.

그림3. 느낌표 단추의 오류검사옵션 오류검사 규칙

만약에 표시형식 변경으로 직접 A1셀의 숫자 1을 텍스트로 변경하였을 경우 셀 '새로 고침'을 해야 오류가 반영되어 느낌표 단추가 뜨게됩니다.

셀을 새로고침 하는 법은 아래 3가지가 있습니다.

(1) 셀을 더블클릭하고 다른 셀을 클릭

(2) 셀에서 F2키를 누르고 Enter누르기

(3) 셀에서 '데이터'탭 → '텍스트 나누기' → '마침'

다른 상황에서도 셀을 새로고침하지 않으면 수식에 오류가 이미 발생했으나, 오류가 정확히 보이지 않는 경우가 있으니 주의하셔야 합니다.

또 (3)번 항목의 텍스트나누기는 실무에서 표의 특정 열 전체를 한번에 숫자형이나 텍스트형으로 바꿀 때 유용하게 사용하실 수 있는데요, 예를 들어, A열의 자료 셀들을 텍스트형으로 인식시키기 위해서는 A열 전체를 선택 후 '데이터' 탭 → '텍스트 나누기' → '너비가 일정함'선택 → 2단계는 다음단계로 넘기기 → 3단계에서 '텍스트'선택을 하면 됩니다.

반대로 숫자로 바꾸는 경우에는 위의 진행사항을 반대로 해주시면 됩니다.

텍스트나누기는 많은 도움이 되지만, 1개의 열밖에 텍스트 나누기를 할 수 없다는게 아쉬운 점이라 할 수 있습니다.

아래 그림4에서는 SUM함수를 적용시켜 숫자와 텍스트의 차이를 확인해봤는데요

SUM함수에서는 텍스트자료는 0으로 취급하고 계산하는 특성을 가졌기 때문에 결과 값이 0이 나오고, 숫자자료는 제대로 계산이 되는걸 확인 하실 수 있습니다.

만약 텍스트로 표시한 숫자들을 표시형식을 느낌표 단추에서 숫자로 변환한다면 제대로 된 값이 나옵니다.

그림4. 숫자와 텍스트 표시형식에 따른 SUM함수 결과값 표시

날짜의 경우에는 그림5처럼 '1-1'을 입력하면 01월 01일로 자동 변환되지만 셀 표시 형식을 '텍스트'로 지정해놓고 입력하면 그대로 '1-1'만 입력되게 됩니다. 또 숫자와는 다르게 좌측상단에 세모표시가 안나오게 되는데 '1-1'은 숫자가 아니여서 녹색 세모가 나오지 않음을 확인 하실 수 있습니다.

그림5. 날짜의 텍스트 표현

또, 수식 완료 후에 결과 값이 이상하게 나오는 경우가 있는데요 해당오류의 원인은 참조 데이터의 표시 형식 때문일 가능성이 큽니다.

그림6의 경우 일반표시형식의 경우 43838이라는 숫자로 나타납니다. 하지만 표시형식을 간단한 날짜로 변경할 경우 제대로 된 날짜 서식인 '2020-01-08'이 표시됩니다.

※ 엑셀에서 '1900-1-1'은 숫자1과 같음. 그 이후 하루가 1로 43838은 해당만큼의 요일이 지나갔다는 표시,

WORKDAY함수는 A2, C2셀의 날짜로부터 주말을 뺀 5일 후의 날짜를 반환함.

 

그림6. 표시형식에서 일반과 간단한 날짜의 차이

이런식으로 결과값이 이해가 안갈경우에는 표시형식을 바꿔보시는 식으로 오류를 찾아보시는 것도 도움이 되실 것 같습니다. 실무를 하면서 수식에 참조값을 넣는 경우가 많은데 아무리 맞는 결과값을 입력해도 계속 수식에 오류가나서 찾아보니 숫자로 입력되어야 할 숫자들이 텍스트로 입력되어 오류가 뜨는 경우가 많았습니다.

여러분들도 이런 오류를 잘 기억하셔서 실무에 더욱 도움이 되게 활용하셨으면 좋겠습니다.